¿En qué consiste la facturación electrónica?

Las tecnologías de la información y comunicación han impactado nuestra vida en todos sus aspectos, desde como nos entretenemos hasta como hacemos diferentes solicitudes ante la administración publica, pero también nos han ayudado a simplificar procesos, a ahorrar recursos y a reutilizar elementos a nuestra disposición. Un mundo que han evolucionado en este sentido es el sistema fiscal, desde como podemos declarar y pagar nuestros impuestos, parte de esto también ha sido el uso de las facturas electrónicas, que en esencia son eso, una simple factura. En definición tienen el mismo efectos legales que una factura en papel, en cuanto a una obligación de pago y también a una obligación de garantía por parte del vendedor, también se constituye como un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe exlusivamente en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario, es una modalidad reciente que ha tomado auge con el comercio electrónico y con los servicios netamente electrónicos. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Facturas en formato estructurado

Existen diferentes tipos de facturas, las de formato estructurado contienen datos prediseñados y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML, EDIFACT, etc. Es decir, son las típicas facturas generadas automáticamente por la compra de artículos en internet.

Facturas en formato no estructurado

En cambio las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Reducir errores humanos.
• Eliminar costes de impresión y envío postal.
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
• Facilitar la lucha contra el fraude.
• Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura se centran en específico en el ahorro en impresión y envío postal. Lo ideal, si quieres adoptar este sistema es encontrar un proveedor de facturación electrónicas, por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos tales como:

• Su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo.
• Su aceptación por los ciudadanos.
• Su implantación en las Administraciones públicas.
• La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.