La Gestión del Tiempo en las Organizaciones Por: Lucy Amado
La Gestión del Tiempo en las Organizaciones
El tiempo es uno de los recursos más importantes para un gerente, pues hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido al tiempo se debe ser y estar organizados.
Una mala planificación, nos hará perder mucho tiempo y esto estará ligado a la perdida de dinero o dejar de ganarlo. Con una buena organización del tiempo, tiene que ir ligada a una buena coordinación con el personal de tu empresa. De esta manera, deberás de aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas y que estén comunicados los departamentos dentro de la empresa.
Antes de actuar debes de planear como vas a distribuir el tiempo. Por ello es importante que se tenga claro cuáles son los elementos que te harán perder tiempo, por ejemplo, la mala organización. El exceso de compromisos también representa otra manera de pérdida del tiempo. Las llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo, te harán perder tiempo y energías que son vitales para una mayor productividad. Por último la falta de delegación, representa o manera de perdida y mala administración del tiempo.
PASOS PARA QUE NUESTRO TRABAJO SEA EFICAZ
En primer lugar debes de tener limpio y organizado tu lugar de trabajo; en este sentido, cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Esto resulta muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe de estar preparado para funcionar de la manera correcta. Puede ser que un cliente llame a primera hora de la mañana y por ello hay que estar preparado para informarle de manera correcta. En el puesto de trabajo el orden y la organización es la antesala de una mayor eficiencia. Cuando se trabaja de cara al público, por ejemplo, a nadie le gusta entrar en una tienda y ver todo desordenado, eso da una mala imagen del lugar y de la persona que atiende. El sitio de trabajo debe de estar lo mejor posible, a fin de que provoque el deseo de compra de parte de los clientes.
En segundo lugar, cuida de la presentación personal, especialmente si trabajas para el público, pues eres la imagen de la empresa.
En tercer lugar haz cada cosa en su orden; en muchos casos nos apetece empezar a trabajar por lo que más nos gusta y dejamos para ultimo lo más complicado, debes de estar claro que a primera hora estarás más fresco para lo más complicado y en la tarde no rendiremos con la misma eficacia. También recuerda llevar de manera planificada tu agenda diaria.
Estos son algunos de los tips más importantes que harán que tu trabajo en la empresa sea más eficaz y más planificado.
SISTEMAS PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL USO DEL TIEMPO
En primer lugar tenemos las causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa. Estas vienen dadas por falta de información, comunicaciones lentas y absurdas,interrucciones constantes, desorganización de los colaboradores, exceso de urgencias, llamadas telefonicas,burocracia, errores de terceros, visitas al exterior, salidas para resolver problemas, excesos de reuniones e incompetencia de los jefes.
En cuanto a las causas reales de malversación del tiempo en una empresa, tenemos la falta de organización personal, la confusión de prioridades, escasa delegación en nuestros colaboradores. También el exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo, representa un mal uso del tiempo. Por otro lado, la poca puntualidad y el control del horario así como la dilación de las decisiones importantes y precipitación en otras decisiones, sin analizar antes el fundo o el origen del problema.
LA PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
La planificación hará que se dedique tiempo a cosas importantes. Las cosas que solo tú puedes hacer y cuales se deben hacer para una fecha tope. La planificación del tiempo ahorra el tiempo. Marque objetivos y metas y mide el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organiza tu mesa de trabajo, y por sobre todo, organízate a ti mismo.
De todos los recursos que tiene que gestionar la empresa y las organizaciones en la consecución de objetivos, el tiempo es uno de los más escasos. Si no se dispone de una cultura empresarial adecuada ni de un mínimo de organización es impensable plantearse una estrategia para gestionar y controlar el tiempo.
El primer paso que debe darse para una gestión eficaz del tiempo es que se comprenda el concepto de tiempo y sus objetivos personales, porque en ausencia de una clara definición de los objetivos que se tiene, cualquier técnica de planificación y gestión del tiempo será inútil.
PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
- Planificar por adelantado:
Planificar es la piedra sobre la cual se basa la gestión del tiempo. Pero no consiste en solo crear una buena planificación o programa, sino que hay que ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de trabajo y el resto de las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, hay que sentirse cómodo y que quede un poco amplio por si se encoge.
- Programar actividades para el ocio:
Los mejores planes de gestión del tiempo acompaña durante toda la vida, no solo las horas de trabajo. Hay que programar periodos de tiempos dedicados a la familia, los amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales en vez de dedicarles el tiempo que “sobre”
- Promete menos y cumple más:
Establecer fechas de entregas viables. Supone una buena idea sobreestimar el tiempo que se piensa que se va a dedicar a un trabajo para asegurarse del plazo de entrega a tiempo, incluso si aparecen contratiempos y en segundo lugar, sorprender positivamente terminando antes de los previsto.
- Dividir los trabajos grandes en tareas manejables:
Es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Para ello debes de dividir un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo, cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto. Todo esto con menos presión y estrés.
- Seguimiento de los progresos:
Cada proyecto de envergadura requiere de su propia organización, agenda y calendarios para identificar los pasos principales en el camino a su consecución. Tú progreso debe responder a tu plan
- Deleja lo que puedas:
Se delega la autoridad no la responsabilidad. Acepta que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo y permite una curva de aprendizaje razonable. El beneficio será palpable y dispondrás de más tiempo.
- Establece parámetros para decir No:
Todos conocemos gente que establecen sus límites de tiempo. Puede parecer excesivo pero también sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan el trabajo a casa de vez en cuando. Por ello, es posible que para esta gente haya llegado el momento de decir que no. Y no solo a los otros sino así mismo. Trabajar durante horas y horas dañan el equilibrio entre el trabajo y el ocio necesario y básico para la salud y el bienestar.
- Haz y sigue una lista de prioridades:
No hace falta ser un experto para elaborarla.
- Agrupa tareas según las capacidades requeridas:
Para sacar mayor partida a tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles para el momento del día que tienes más energía. De la misma manera, trata de coordinar tu rutina, tareas de bajo nivel, para las horas del día que te resulta más difícil concentrarse. El truco esta en identificar, tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia.
CONCLUSIÓN:
No todo el tiempo disponible tiene el mismo valor para trabajar eficazmente. Es posible controlar algunos factores y estrategias que mejora el rendimiento en el trabajo aplicando algunas recetas sencillas. Es por ello que debe de enfocarse el horario dedicado a la jornada laboral, el bienestar y el rendimiento. Una parte dedicado al sentimiento de bienestar ligado al trabajo, dependerá del tiempo dedicado a uno mismo. El óptimo de tiempo de ocupación para producir bienestar oscila en nuestra cultura entre amplios márgenes dependiendo del tipo de tarea, puede citarse entre 5 a 9 horas diarias, menos se sentiría vacío, mas encontrara fatiga y cansancio y con rendimientos bajos. Para evitar esta situación, es necesario tender a no extender jornada laboral más allá de los límites normales a menos que sea por una situación puntual y justificada.
