Gestión Digital del Servicio Civil y el COVID-19: El caso de Corea del Sur

por Gregory Quintana Montiel · febrero 17, 2021

REDACCIÓN NOTI AMÉRICA (ECUADOR)

Coreano

El confinamiento obligatorio y las medidas de distanciamiento social han creado un aumento significativo en la demanda de tecnologías de trabajo remoto. Sólo entre enero y abril de 2020, la tasa de descargas de aplicaciones para el teletrabajo incrementó de manera exponencial: un 3.340% en América Latina y el Caribe, un 2.433% en Europa y un 1.509% en Estados Unidos. El teletrabajo ha sido, sin duda, una estrategia vital para minimizar las interrupciones en las operaciones durante la pandemia y mantener la productividad. ¿Cómo se han adaptado los gobiernos más efectivos para implementar el teletrabajo en el sector público y gestionar personal mientras trabajan desde sus casas? Examinamos el caso de Corea del Sur.

Corea y su despliegue de gobierno digital

En el entorno de trabajo sin contacto, los funcionarios del gobierno coreano han podido trabajar desde sus casas como si estuvieran en la oficina. Se conectan a una red para trabajar a través del sistema de trabajo remoto del gobierno por medio de GVPN. Además, sus sistemas de trabajo incluyen el Disco Duro G basado en la nube (con el que los usuarios pueden acceder a los materiales de trabajo desde cualquier ubicación), el sistema electrónico de gestión de recursos humanos (e-Saram), el sistema de contabilidad y presupuesto digital, el portal de trabajo de cada agencia, etc.

E-Saram: Gestión de personal estandarizado e integrado

Este es el sistema de implementación de políticas de personal y apoyo administrativo de todo el gobierno que digitaliza la gestión general del personal desde la planificación hasta la jubilación. La primera versión del e-Saram se estableció en el año 2000 y pasó a ser un sistema basado en la web en 2012. Los datos y las estadísticas disponibles en este sistema son utilizados como insumos en el diseño de las políticas de personal del gobierno central, mientras que cada agencia gubernamental lo utiliza para administrar electrónicamente las tareas relacionadas con su personal. Algunas de las ventajas del sistema son:

Automatización de tareas repetitivas. A diferencia de la gestión de RRHH realizada estrictamente en papel, los datos ingresados se procesan automáticamente evitando el ingreso de información redundante y reduciendo la carga de trabajo significativamente. De esta manera, el departamento de Recursos Humanos puede tomar un rol estratégico en lugar de sólo realizar tareas administrativas y repetitivas.
Decisiones de personal basadas en datos. Los datos estadísticos de E-Saram se pueden procesar en tiempo real, lo que puede ayudar a la agencia central de personal y a la agencia presupuestaria a formular políticas efectivas y apoyar iniciativas para alcanzar objetivos concretos como, por ejemplo, en materia de género o inclusión.
Servicios personalizados. Los funcionarios públicos y los jefes de departamento también actúan individualmente como agentes de generación de información sobre el personal y simultáneamente reciben servicios personalizados de alta calidad a través del sistema. Este intercambio mutuo de información permite una gestión flexible y descentralizada orientada a los usuarios y, a su vez, puede mejorar la transparencia y equidad de los servicios de recursos humanos.

El valor de e-Saram ante el reto del COVID-19

Una de las respuestas estratégicas de la Organización Mundial de la Salud fue movilizar a todos los sectores y prevenir la propagación del Coronavirus. En ese contexto, el e-Saram ayudó al gobierno coreano a responder de manera eficiente. ¿Cómo?

Por un lado, el e-Saram apoyó la movilización de funcionarios públicos para el control de enfermedades. Los datos de la plataforma se utilizaron para implementar una gestión de personal sistemática y satisfacer las demandas del flujo de trabajo esencial. También contribuyó a la reestructuración del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades coreano, y a las transferencias masivas de personal entre agencias.

Además, e-Saram facilitó la continuidad de las funciones esenciales de recursos humanos, incluida la contratación de personal, evaluación del rendimiento, pagos de nómina, etc., al tiempo que aumentó la flexibilidad laboral (es decir, el teletrabajo y las licencias para el cuidado de familiares) como parte del distanciamiento social. El gobierno coreano implementó el trabajo remoto rotativo y la asistencia se pudo gestionar a través de este sistema de forma transparente y precisa.

La fuerza impulsora de la gestión pública en el futuro

El desarrollo del talento en el sector público en América Latina y el Caribe presenta muchas áreas de oportunidad. Según el Índice de Desarrollo del Servicio Civil (IDSC) del BID, las instituciones encargadas de la gestión del personal público reciben en promedio una nota de 40 puntos de un total de 100. Además, sólo cinco países de nuestra región se encuentran entre el grupo de primer nivel en el Índice de Desarrollo del e-Gobierno de la ONU. Estos indicadores evidencian que los proyectos públicos de fortalecimiento de la gestión del personal y, en particular, las iniciativas digitales, son muy necesarias y pueden tener un impacto significativo en incrementar la capacidad del Estado.

El e-Saram aporta algunas lecciones que podrían ser útiles para el fortalecimiento de la gestión del servicio civil en América Latina y el Caribe. Por un lado, su implementación permite que el gobierno central tenga una visión de todo el gobierno, de modo que los funcionarios públicos puedan administrarse como un solo servicio civil. Su desarrollo, de hecho, conlleva al reajuste de procesos complejos del personal y al fortalecimiento de políticas de personal orientadas a la competencia y al desempeño. Además, los datos e información permiten a la Administración pública comprender mejor el ciclo de gestión del personal y mejorar las políticas de planificación, adjudicación, movilidad y jubilación, y facilitan a los gobiernos tener una respuesta ágil y resiliente para abordar las necesidades del personal del servicio público.

Figura 1: Diagrama del Servicio E-Saram