Se implementa plan piloto de digitalización de archivos en el IESS
Se busca optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de cumplimiento.
REDACCIÓN NOTI-AMÉRICA (ECUADOR)
Con el objetivo de mantener la información bajo estándares establecidos de cuidado y conservación de archivos, en espacios adecuados, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) inició la primera fase del plan de organización y digitalización.
Para ello, se ejecutará el plan piloto a través del área de Gestión Documental de la Dirección Provincial Guayas, con el fin de optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de cumplimiento señalados por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (Lotaip) y los que realizan los usuarios.
Carmen Bayas, integrante de la coordinación de Afiliación y Cobertura en Guayas y veedora del proceso, indicó que la información se encuentra dentro de un sistema debidamente clasificado y organizado, además de evitar un mal manejo de registros.
“El sistema nos da tres opciones para la búsqueda del documento. La primera es a través de nombres; la segunda, por medio del número de cédula y, la tercera por número de afiliación; una vez que ingresamos, podemos acceder a la información del afiliado dependiendo de su requerimiento”, explicó.
Por su parte, Isabel Egüez, responsable del área de Gestión Documental, mencionó que coordinaciones como Afiliación, Cartera y Coactiva, Comisión de Controversias y Administrativo Financiero, han sido parte de la primera fase de este plan piloto.
“Decidimos empezar con las coordinaciones de mayor impacto, para que, al ser digitalizadas, ayuden a notificar y recuperar la cartera vencida. En otros casos se pueden hacer rectificaciones en el sistema, obtener un derecho de jubilación o comprobar una afiliación”, mencionó.
En esta etapa se realizaron tres procesos: depuración de archivos, organización y digitalización. La Dirección Provincial IESS Guayas recibe, alrededor de 3.000 visitas diarias por temas de consultas de archivos, recalcó Egüez.
